ゲーム化PDCA!Googleスプレッドシートでメンバーと協力バトル!

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”ココロとカラダのゲーミフィケーション研究家”、カミヤギ(@UmiKamiya)じゃ。Kyara_kamiyagi_icon
タスク管理の手段のひとつ、PDCA。

Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)

みんな、PDCA、ぐるぐーる回せてるかの?
ワシは1人では1回もPDCAを回すことができず、その度に挫折しておった。
ワシにはPDCAを1人で回すのは想像以上にハードルが高かったのじゃ。
そりゃもぅ、棒高跳びで棒を持たずにチャレンジするほどにっ!

「・・・そ、そうじゃ! (ガタン!」
「1人がダメなら、周りを巻き込めば良いのじゃ! 」

そこでワシは、オンラインコミュニティ「Players」内に「朝活PDCAチーム」を立ち上げた。

その中でゲーム化(ゲーミフィケーション)PDCAをGoogleスプレッドで作成し、メンバーと活用してみたというわけじゃな!

そして今回は、実際に使っているGoogleスプレッドシートの活用方法の紹介をしていくぞ♩

朝活PDCAの概要については、同じ朝活PDCAメンバーのいけっちさんが記事を書いてくれたので、こっちを見ての〜▼
『朝活PDCAチームに参加しました。PDCAを回す際のコツとチームの内情を暴露します。』

早速、朝活PDCAチームで「ゲーム化PDCA」スプレッドシートを活用しているのか見ていこう!!

 

「ゲーム化PDCA」スプレッドシートとは何か

と、その前に「ゲーム化PDCA」スプレッドシートをなぜ作ったのか、Playersのチーム制度との関係性について説明させてくれ。

実は、Playersのチーム制度において、Shinさんからチームリーダーには以下のミッションが課せられておる。

リーダーは、チームの全体のコミュニケーションを活性化させる努力をする。

リーダだけではなく、メンバーにも以下のミッションが課せられておるのじゃ。

メンバーは最低3日に1度程度は発言する。初回挨拶だけでその後読むだけとなってしまった人は抜けていただく。

ワシが朝活PDCAチームを発足させ、チームリーダーを務める上でどうやったら、「この2つのミッションを楽しく達成できるか?」を考えた。

みんなも幼いころこのような経験はしたことはあるかの?

・読んだ図書館の冊数分、シールを貼って積み上げて友達と競いあう。

・夏休みのラジオ体操で、参加した分スタンプを押してもらう。

ワシがまだ小学生だった頃、夢中になってコンプリートを目指したものじゃ。

これらのルールを楽しく、かつ客観的に振り返れるようにと考えたのが、簡単なゲーム化の仕組みをPDCAに取り入れたのが「ゲーム化PDCA」スプレッドシートと言う訳なんじゃよ。

 

日次PDCAでメンバーと毎日協力バトル!

チームの活動期間と活動時間を決める

日々の仕事、勉強、日課などに新しくチーム活動時間を取り入れるのは大変。

そこで、時間を確保するためにメンバー同時の自己紹介や活動方針が決まったら、次はチームの活動時間を決めた。

①活動開始日
チーム結成日を入力しよう。

②活動終了日
入力不要(自動計算)。①活動開始日 + ③活動日数となっている。

③活動日数
活動開始日から何日活動するか、入力する。

ちなみにPlayersでは、2週間〜1ヶ月のチームがあるぞ。

④活動開始時間
⑤活動終了時間
⑥活動開始最遅ライン
朝活PDCAチームは朝活とPDCAを兼ねているので、「活動開始時間 5:00」、「活動終了時間 9:00」とした。

また、朝活をしたかどうかの判断の1つとして、「活動開始最遅ライン 8:30」としているぞ。

活動開始の合図は、「おはようございます!」じゃ。

これで、チームルールの”メンバーは最低3日に1度程度は発言する。”は達成じゃ!!

簡単じゃろ?

⑥-①、⑥-②活動開始最遅ラインに満たなかった場合

活動開始最遅ライン(この例だと8:30)より、早く活動できた場合は、「Sleeyhead!(寝坊だよ)」からGood morning!(おはよう)に切り替わ

じゃが、活動開始最遅ラインより遅くなってしまうと、「Sleeyhead!(寝坊だよ)」のまま変わらず、活動したと認められないので要注意じゃ。

⑦未入力の場合の活動開始時間
入力不要(自動計算)。⑤活動終了時間 + 1分となっている。

⑧未入力の場合の実施時間
入力不要。日々の活動開始時間と活動終了時間を入力しない場合、自動的に「実施時間 0:00」となるぞ。

 

日々のPDCAの入力

次は、各々のPDCAを入力する箇所を紹介するぞ!


①活動開始(時間)、活動終了(時間)
朝活PDCAチームの場合、まず最初にやる事は、先ほどにあった通りメンバーへの挨拶じゃ。

ワシは朝活PDCAチームの場合、

「おはようございます! 今から10分ウォーキングに行ってきます!」

などと、メンバーに良い刺激を与えるよう心がけているぞ。
挨拶が済んだら、「活動開始(時間)」を入力、朝活が終わったら「活動終了(時間)」を入力する。実施時間は、自動で計算されるのでそのままで問題ない。

②GPDCA
このPDCAシートでは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Act(改善)の前に、どんな1日にしたいかを描くため今日のGoal(テーマ)の入力欄を設けている。その為のPDCAと言うわけじゃ。

 

PDCAサイクルを回し、メンバー全員でゴール達成を目指すためには

①チームの平均活動時間を把握する

朝活PDCAチーム全員がどの位から活動したのか。

どれくらいの時間から活動したのか。

これらの平均値を出せるようになっておる。

②チームの達成状況を図形と色で把握する

今回、ワシが1番力を入れたのはここじゃっ!!

いけっちさんの先ほどの記事で紹介してくれた通り、メンバーの入力状態によって、チーム全体の達成状況が図形と色で把握できるようになっている。

また、Playersは最大6人までチームを組める事ので6人まで入力できるよう対応したぞ!

達成者なし ×  :灰色
1人達成    ー:赤紫色
2人達成    △:赤色
3人達成    □  :橙色
4人達成    ◯ :黄色
5人達成    ●  :黄緑色
全員達成  ◉ :緑色

これが、簡単なゲーム化(ゲーミフィケーション)PDCAと言う訳じゃ。

また、上記の例のようにチームが6人集まらなかった場合(2〜5人)でも、メンバーが全員PDCAを回すことができたら、総合評価が”◉”オールグリーンの判定をGetできるようになっているので、少人数のチームでも使えるので安心してくれ。

 

週次PDCAで自分とメンバーの活動内容をチェック!

今回は、ワシはGoogle Apps Script(GAS)のプログラミングに初挑戦した。

ボタンと「ポチっ」と押すだけで日次PDCAの活動時間を抽出できる。

頑張りすぎて、骨の折れるどころか、ヤギ汁になるところじゃった(ほめてちょ

では、例としてニャン姫さんとクマノ内くんの活動内容を見てみよう。使うときは簡単。「週次PDCA結果取得」ボタンを押すだけじゃ。

①日別チーム評価の抽出

1週間のチーム評価(チームの達成率)がどうだったか、確認できる。

②メンバーの活動時間の抽出

日毎の活動開始(時間)、活動終了(時間)、実施時間が確認できる。

ニャン姫さんは朝活の活動時間も早く、「個人評価」の欄が◯になっているところが多く、朝活がうまくいっているようじゃ。

一方、心配なのがクマノ内くん。

チームで決めた「活動最遅ライン」が8:30なのに対し、実際の活動時間が過ぎている日が目立つ。また、「個人評価」も”×”が目立ちPDCAが中々回せていないようじゃ。

心配じゃ〜 週一のオンラインミーティングで話を聞いてみよう。。。

 

週次レビューで週毎の活動結果の確認(Game Clear判定)を行う

毎週土曜日の朝8時。

朝活PDCAチームではオンラインミーティングを開いておる。

理由は、これまたいけっちさんが書いてくれた先ほどの記事にもあったメラビアンの法則の通り、チャットの文字だけの情報量では問題解決には限界あるからの。

チーム力を高めるにはメンバーの関係性はとても重要。

声を聞くだけでも人となりが見えてくるものじゃ。

ワシはここを大切にしておる。

①活動結果

1週間の活動を中間(4日間)と、最終(7日間)確認するのは次の内容じゃ。
・活動開始平均
・活動終了平均
・実施時間

・達成率
4日または、7日間全てのPDCAを回すことができたら、100%になるぞ。

・活動達成判定
4日間、または7日間で活動開始最遅ライン(今回の例だと8:30)より早ければ「Clear!」、それより遅ければ「Game Over..」と表示されるぞ。

②週次レビュー

ここでは、1週間の活動を通しての「C:振り返り」と「A:対策」、そして、「P:次週の予定」を入力する。

今回の例だと、ニャン姫さんは、中間日と最終日で「Clear!」を出して達成することができたようじゃ。PDCAを回したのも70%を超えていて申し分ない。来週はぜひ100%達成を目指して欲しいのう。

クマノ内くんは、残念ながら「Game Over..」と表示されてしまった。。

オンラインミーティングでクマノ内くんの話を聞いたところ、「C:振り返り」に書いてある通り、これまでの生活リズムの方が自分にあっていたことに気づけたようじゃ。

朝活をするのが必ずしも正解ではなく、自分にあった生活リズムで過ごすことの大切さにも気づけたようじゃ。

「Game Over..」が表示されたのでチームを退場となるのは心苦しいが、彼にあった頑張り方が見つかったことが成果だったとワシは思う。

今後は、彼にあった方法に自信を持って欲しいとワシは心から願っておるぞ!クマノ内くん。

 

まとめの書

【3つのポイント】

1.メンバーの活動履歴が日次と週次で見え振り返りができること。

2.チームの活動が見えることで「自分もやってやろう!」思える楽しい仕組みがあること。

3.オンラインミーティングで、チャットやスプレッドシートの文字で解決できないところをメンバー同士でフォローすること。

 

いかがじゃっただろうか。

以上が「ゲーム化PDCA」スプレッドシードと「朝活PDCA」チームでの活用例じゃ。

「ゲーム化PDCA」スプレッドシードは「朝活PDCA」チームで使うためだけにワシが開発したものじゃが、クマノ内くんのように朝ではなく他の時間や違うチームテーマで使いたい事もあるじゃろう。

いけっちさんから提案を受けて、これを他のチームでも使えるように公開したぞ!

Playersメンバーであれば、チーム活動の範囲内で「ゲーム化PDCAスプレッドシート」を自由に複製して活用してOKじゃ!

おっと、まだPlayersにまだ参加していないとな!!?

”Playersとは、仕事の悩みを解決するオンラインコミュニティ”じゃ!

ワシの朝活PDCAチーム以外にも、チームはたくさんあるぞ。

Playersのことをもっと知りたい人は、この記事を参考にしてみると良いぞ▼

「仕事の悩みを解決するオンラインコミュニティ「Players」とは。」

 

それじゃあ、またの〜!




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