バーチャルオフィスの来客への対応とは?受付対応の必要性などを徹底解説!

バーチャルオフィスの来客への対応

バーチャルオフィスには、無人受付のところと常駐スタッフがいるところがあり、来客があった際の対応が異なるケースがあります。

来客があるビジネスをしている方は、バーチャルオフィスを選ぶ際に料金やレンタルできる住所のほかに、来客時の対応も考えることが必要です。

そこで、この記事ではバーチャルオフィスでの来客時の対応にスポットを当てて、常駐スタッフや受付スタッフの必要性について紹介していきます。

バーチャルオフィスを借りたい方で、来客対応について詳しく知りたい方はぜひ参考にしてくださいね。

バーチャルオフィスの来客への対応とは?

はじめにバーチャルオフィスの来客対応について、来客対応サービスがある場合と無人もしくは常駐スタッフがいない場合について見ていきましょう。

来客対応サービスがある場合

来客対応サービスがある場合、来客者に対し受付スタッフや常駐スタッフが利用会員の留守を伝えてくれます。

来客者の名刺を預かり、その後、利用会員にメールやチャットなどを通じて来客があったことを伝えるサービスです。

取引中・取引前のどちらの段階でも利用会員の信用を損ねることがないよう丁寧に対応してくれることが特徴です。

無人受付、常駐スタッフがいない場合

来客対応サービスがない場合は、取引の有無にかかわらず来客があったとしてもオフィス内に入ることはほぼできません。

バーチャルオフィスによっては、顔認証やIDカードなどの設置がなく誰でも出入りできるところがありますが、近年では無人受付・常駐スタッフがいないバーチャルオフィスにはセキュリティ強化のため利用会員専用のシステムが設置されています。

無人受付・常駐スタッフがいないバーチャルオフィスを利用する際は、住所はレンタルした住所でも電話番号は直通のものを使用するなど来客への配慮が必要になるでしょう。

バーチャルオフィスの来客対応サービスの必要性

バーチャルオフィスは、起業時のコスト削減はもちろん取引先への信用や安心感を与えるために有効活用できます。

次は自分自身がバーチャルオフィスに不在でも、来客対応してくれる来客対応サービスの必要性について詳しく見ていきましょう。

来客の要件や名刺を預かってもらえる

来客対応サービスでは利用会員宛に来客があった際に、来社の要件を伺ったり名刺を預かったりします。

来客との間の取引の有無にかかわらず、自社の受付のように対応してくれることが特徴です。

その後は迅速にメールやチャットを介して利用会員に連絡するため、大切な要件だった場合にもスムーズなやり取りが可能です。

自社の信頼を損ねない

来社した方にとって何の案内もなくオフィスに向かう場合と、受付で来客対応がある場合では、取引上の印象が大きく異なります。

受付で来客対応がある方が信用できる会社、もしくは会社として社内状況が整っている会社といった印象を与えることができます。

そういった意味では自社の信用を守り、来客に安心感を与える第一歩となるので、来客対応サービスが重要や役割を担っていることがわかります。

約束のある場合は適切な対応をしてもらえる

取引先とあらかじめアポイントがある場合は、来客対応の時点で適切な対応をしてくれるのも魅力の1つです。

「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか」と確認後、「○○様ですね、お待ちしておりました」といったスムーズなやり取りに加え、担当者が迎えに来るか会議室やオフィスまで案内します。

受付や来客対応は会社の顔とも言える重要な役割を担うため、失礼のない適切な対応を代行してくれることは大きなメリットになるとも言えるでしょう。

バーチャルオフィスが無人はデメリットだらけ?

無人のバーチャルオフィスは料金が安い傾向があり、一見するとお得で利用しやすいように感じます。

しかし、来客対応の観点から見ると意外なほどデメリットもあり、ここでは無人のバーチャルオフィスのデメリットについて解説していきます。

デメリット①バーチャルオフィスなのがバレる

無人のバーチャルオフィスは、ビルが存在しているだけ、受付や常駐スタッフがいない、人の出入りがほとんどないといった状況からバーチャルオフィスであることがバレてしまうことがあります。

バーチャルオフィスを利用すること自体は悪いことではないのですが、取引先によっては都心の一等地にオフィスを構える優秀な企業だと思っていたのに、バーチャルオフィスだったのか…と期待を裏切る可能性もあるでしょう。

デメリット②取引チャンスを失う

バーチャルオフィスへの来客は取引がある方・飛び込み営業での来客などが想定できます。

取引先なら直通の電話やオンラインでのやり取りでバーチャルオフィスがバレることはほとんどないか、バレても了承してもらえるケースがありますが、飛び込み営業の場合は状況が異なります。

自社の事業に魅力を感じて新規事業や取引の提案をしようと来社した場合は、対応する人が誰もいないためせっかくの取引のチャンスを失う可能性が出てくるでしょう。

ビジネスでは営業により新規開拓が見込めることも少なくないので、無人のバーチャルオフィスを選んだばかりにチャンスをつかみ損ねるリスクがあります。

メリットは費用が安いこと

無人のバーチャルオフィスは、来客対応のための人件費がかからないため費用が安く済むことがメリットです。

起業したての方や、自営業の方、来客がない事業をされている方には無人のバーチャルオフィスの方が良いケースもあります。

来客対応サービスのあるバーチャルオフィスはこんな人におすすめ!

来客対応サービスがあるバーチャルオフィスは、次のような方におすすめです。

  • 従業員が社長だけ
  • 打ち合わせが必要な業種の方
  • 普段は地方で働いているが登記上はバーチャルオフィスを利用している方
  • 営業などで外出が多い方

従業員が社長1人、もしくは従業員を雇っていない個人事業主の方は来客対応サービスを利用することで、大切なビジネスチャンスを逃さずキャッチできます。

また、従業員の有無にかかわらずコンサルティング関係や対面での打ち合わせが必要な職種の方、商品サンプルを見ながら商談することが多い方も来客対応サービスがあると、先方に丁寧な対応と安心感を与えることができるでしょう。

加えて、登記上の住所は都心のバーチャルオフィスでも、普段は地方で実務に当たっている方や営業などで外出が多い方も来客対応サービスの利用が便利です。

取引がない相手からの営業にもしっかり対応することができます。

来客対応サービスのあるバーチャルオフィス一覧

レゾナンス

レゾナンスは、業界最安値を目指すバーチャルオフィスで、東京都内一等地の住所には受付スタッフが常駐し、プランによっては電話秘書も利用できることが特徴です。

ナレッジソサエティ

ナレッジソサエティは、千代田区の銀行所有ビル・法人登記可能な住所をレンタルでき、来客に安心感を与える有人対応と受付システムがあるバーチャルオフィスです。

ワンストップビジネスセンター

ワンストップビジネスセンターは、店舗によりスタッフが常駐し来客対応が可能です。南青山を中心に全国38店舗に展開し、会議室は土日を含む24時間利用可能です。

アントレサポート

アントレサポートは、千代田区を中心に完全個室の駅前オフィスを3万円台からレンタルでき、受付秘書が常駐するバーチャルオフィスです。会議室が無料で使い放題なのも魅力です。

まとめ

今回は、来客対応サービスがあるバーチャルオフィスについて紹介しました。

バーチャルオフィスを選ぶときは、レンタルできる住所のほかにランニングコストが気になりますが、ビジネス内容や従業員の有無によっては来客対応サービスがある方が便利でビジネス上の信用にも良い影響を与えます。

今、どのバーチャルオフィスにしようか迷っている方は、今一度、自分のビジネスに必要なサービスを振り返り、来客対応サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

来客対応があるバーチャルオフィス一覧でご紹介したバーチャルオフィスは、来客対応サービスが利用できるほか都心の一等地の住所レンタル、各種サービスも充実しているのでぜひチェックしてみてください。

こちらの「格安バーチャルオフィスおすすめ比較!個人事業主から使える住所貸し」のページも参考にしてください。